Waarom configuratorprojecten niet afkomen
Als wij met een fabrikant over een configurator spreken, is dat zelden de eerste keer. Meestal was er al een poging. En meestal loopt het verhaal hetzelfde.
De software werd gekozen, de licentie gekocht, een pilot opgezet. De pilot werkte. Daarna moest het echte modelleren beginnen: de productlogica, de regels, de prijsopbouw. Die taak kwam terecht bij iemand die het toch al druk had. Na negen maanden dekte de configurator een deel van het assortiment. Na twee jaar werd hij in de verkoop niet meer gebruikt.
Dat is geen statistiek. Het is een verloop dat ons in deze vorm meer dan eens is beschreven.
In sommige gevallen loopt de licentie nog steeds door.
De configurator is niet mislukt. Hij is nooit afgekomen.
Dieses Muster ist kein Einzelfall und keine Erfindung des Vertriebs. Die Dit patroon is niet zeldzaam en geen verkoopverhaal. De onderzoeksliteratuur over configuratorprojecten beschrijft precies dit verloop: projecten stranden regelmatig doordat de configurator nooit volledig wordt ontwikkeld, of de gebruikers uiteindelijk niet ondersteunt zoals bedoeld. Als bijzonder veeleisend geldt daarbij niet de techniek, maar het verzamelen van de productkennis, het afbakenen van de projectomvang en het modelleren zelf.
Wie het één keer heeft gezien, herkent de tussenstadia. De configurator kan de standaardvarianten aan. Maar de helft van de aanvragen valt niet onder de standaardvarianten. De verkoop houdt daarvoor weer een spreadsheet bij. Zodra er twee routes zijn, wint de snelste en dat is de spreadsheet.
Vanaf dat moment is de configurator een tweede systeem. Tweede systemen worden niet onderhouden, en wat niet wordt onderhouden, klopt na twee prijsronden niet meer.
Dat is een andere diagnose dan "de software werkte niet". En ze leidt ergens anders heen: niet naar een ander product, maar naar een andere manier van werken.
Het probleem is het definitiewerk, niet het gereedschap
De gangbare verklaring is dat de kennis in de hoofden van ervaren mensen zit en er niet uit te krijgen is. Een deel van het onderzoek vindt die verklaring te eenvoudig. De nuchterder bevinding: de productkennis is verspreid over afdelingen, tekeningen en bestaande systemen. Die verzamelen, tegenstrijdigheden wegnemen en laten goedkeuren kan maar het is aanzienlijk meer werk dan bij de aanschaf werd aangenomen. Kennisverwerving geldt in de literatuur niet voor niets als een eigen categorie uitdagingen.
Wat er bij elkaar moet komen, is zelden geordend. Er zijn constructieregels die in tekeningen staan. Er zijn fabricagegrenzen die niemand heeft opgeschreven omdat de werkplaats ze toch wel kent. Er zijn prijsregels die deels berekening en deels ervaring zijn. En er zijn uitzonderingen die per klant anders worden gehanteerd.
Dat is allemaal op te lossen. Maar het oplossen is een project, geen bijproduct. Het vraagt interviews, het wegnemen van tegenstrijdigheden, beslissingen over welke uitzondering voortaan geldt, en goedkeuring door iemand die voor die beslissingen kan instaan.
In de meeste projecten is dat werk aan niemand toegewezen. Het komt terecht bij de bekwaamste persoon in huis, boven op diens eigenlijke functie. Dat is ook de persoon die het dagelijkse bedrijf het minst kan missen.
Een configuratorproject strandt zelden op een beslissing. Het strandt doordat het modelleren blijvend de op één na belangrijkste taak is van iemand wiens belangrijkste taak elke dag urgent is.
Een veelgehoord antwoord op engineer-to-order is: word eerst configure-to-order
Veel configuratieplatforms komen het best tot hun recht bij configure-to-order. De productarchitectuur ligt vast, de klant kiest uit vooraf gedefinieerde bouwstenen, en het systeem genereert daaruit de stuklijst en de prijs. Voor fabrikanten die zo werken, werkt dat goed. Er bestaan ook configurators die uitdrukkelijk voor engineer-to-order zijn ontworpen; de vraag is niet of ze bestaan, maar hoe goed ze bij uw assortiment en bij de gevraagde inspanning passen.
Kijk naar wat platformleveranciers engineer-to-order-fabrikanten publiekelijk aanraden. Vaak luidt het advies het product te standaardiseren in modules en het aandeel echt maatwerk terug te brengen. Die richting is niet louter leveranciersbelang: ook in onderzoek naar ETO-bedrijven wordt meer standaardisatie van het aanbod als route beschreven. Dat verandert alleen niets aan wat het is.
Voor sommige fabrikanten is dat een verstandige strategische stap. Alleen is het geen softwareproject. Het is een verbouwing van het productprogramma, van de engineering en deels van de verkoopbelofte, en ze wordt ingekocht als software. Daarom duurt het modelleren zoveel langer dan gepland: voordat er iets kan worden vastgelegd, moet eerst worden besloten waaruit het assortiment voortaan bestaat.
Als uw bedrijf ervan leeft dat elke machine anders is, is die verbouwing niet altijd de juiste weg. Soms is de variatie precies waarvoor uw klanten u betalen.
Tussen "alles configureerbaar" en "alles maatwerk" ligt het geval dat voor ETO-fabrikanten meestal het realistische is: een deel van het product wordt geconfigureerd, de rest blijft engineeringwerk. De configurator levert dan niet het afgeronde product, maar het configureerbare deel plus een heldere eisenlijst voor de rest. Dat is geen compromis uit gemak het is de vorm die past bij een assortiment dat uit vaste en vrije delen bestaat. De vraag aan elke leverancier is daarom niet of hij uw product volledig kan configureren, maar hoe hij omgaat met het deel dat zich niet laat configureren.
Vraag vroeg of u software invoert of uw productprogramma verbouwt. Beide kunnen juist zijn. Het zijn alleen twee verschillende projecten met twee verschillende looptijden.
Een regelwerk is geen project, maar een bestand dat u bijhoudt
Productkennis verandert doorlopend. Leveranciers wisselen, normen worden herzien, prijzen bewegen, er komt een serie bij. Elk van die wijzigingen moet in het regelwerk worden nagetrokken, anders loopt de configurator weg van de werkelijkheid. En een configurator die de verkoop niet meer vertrouwt, wordt niet besproken maar omzeild.
De onderhoudsvraag is dus geen operationeel detail voor later. Ze hoort in de businesscase vóór het besluit. Wie onderhoudt het regelwerk over twee jaar? Voor welk deel van de tijd? En wat gebeurt er als die persoon vertrekt?
Als het antwoord op de eerste vraag dezelfde overbezette persoon is die ook het eerste modelleren zou doen, kent u het vervolg al.
Wij leveren niet het gereedschap, maar het werkende systeem
Wij verkopen u geen platform waarin u vervolgens zelf uw product modelleert. Het modelleren is de opdracht, niet uw huiswerk achteraf.
Wij schrijven uw regels op, u geeft ze vrij
Materiaalregels, fabricagegrenzen, toeslagen, de uitzonderingen die uw verkoop op gevoel toestaat. Dat wordt gedocumenteerd, aan u voorgelegd en door u goedgekeurd. Het neveneffect is vaak meer waard dan de software: voor het eerst staat op één plek hoe uw bedrijf werkelijk calculeert.
Het product wordt gegenereerd, niet gekozen
Wij leggen geen catalogus van vooraf gemodelleerde varianten vast. Het product wordt tijdens gebruik opgebouwd uit zijn componenten profielen op lengte, toebehoren geplaatst, model samengesteld. De regels eronder toetsen de maakbaarheid: combinaties die als niet-maakbaar zijn vastgelegd, kunnen niet worden gekozen. Hoever dat reikt, hangt af van hoe volledig uw fabricagegrenzen zijn vastgelegd en bijgehouden ook dat hoort bij het definitiewerk.
Wij worden afgerekend op maand zes, niet op de oplevering
De maatstaf is niet of het systeem is opgeleverd, maar of het een half jaar later nog dagelijks wordt gebruikt. Daarom regelen wij de onderhoudsvraag vóór de offerte en niet erna.
Wij bouwen voor ETO en MTO zoals ze zijn
Wij gaan er niet van uit dat u eerst uw assortiment uniformeert. Waar standaardisatie werkelijk zinvol is, zeggen wij dat als apart onderwerp, niet als verborgen voorwaarde.
Vijf vragen aan elke leverancier, ons inbegrepen
Is het antwoord iemand in uw eigen huis, spreek dan af hoeveel uur per week daarvoor wordt vrijgemaakt en wie het lopende werk overneemt.
Niet het assortiment, maar de werkelijke aanvragen. De rest bepaalt of de spreadsheet in de verkoop blijft.
Zo ja, dan hoort die inspanning in dezelfde berekening als de licentie.
En wat kost dat onderhoud als wij het niet zelf willen doen?
Aandeel offertes uit het systeem, doorlooptijd van aanvraag tot offerte, hoeveelheid herstelwerk. Vooraf afspreken, niet achteraf.
Als bij u al een eerdere poging is gestrand, is het gedocumenteerde modelleerwerk uit dat project geen verloren inspanning. Het is vaak het bruikbaarste vertrekpunt voor een tweede poging met wie u die ook onderneemt.
Dertig minuten, één echte aanvraag.
Neem een aanvraag mee die uw verkoop werkelijk heeft behandeld. Wij lopen die door: welke regels erin zitten, welke daarvan gedocumenteerd zijn en welke niet. Daarna weet u hoe groot het definitiewerk bij u werkelijk is ook als u met iemand anders verdergaat.
U runt de fabriek. De software laten wij aan ons.